Souveraineté numérique et protection des données

Oratio a été conçu avec une priorité : garantir la confidentialité des échanges et conserver la maîtrise des données traitées.

Le service repose sur une infrastructure académique française, hébergée au sein de l'Université de Reims Champagne-Ardenne (URCA), et sur une architecture fédérée avec d'autres établissements de l'Enseignement supérieur et de la Recherche dans le cadre du projet national ILaaS.

Les données transmises à Oratio ne sont pas exploitées à des fins commerciales, ne servent pas à entraîner ou améliorer les modèles d'intelligence artificielle et ne sont pas utilisées à des fins de recherche scientifique.

La politique de protection des données repose sur trois principes fondamentaux :

• Confidentialité : les contenus des requêtes et des réponses ne sont pas conservés par les services d'inférence après traitement.
• Minimisation : seules les métadonnées techniques et les données d'usage strictement nécessaires au fonctionnement du service sont conservées.
• Maîtrise : les utilisateurs disposent de droits sur leurs données personnelles, notamment les droits d'accès et d'effacement prévus par le RGPD.

1. Hébergement et souveraineté des données

Une infrastructure hébergée à l'URCA

L'infrastructure principale d'Oratio est hébergée physiquement dans les locaux de l'Université de Reims Champagne-Ardenne, sur les équipements du centre de calcul ROMEO.

Les traitements effectués par les modèles hébergés localement sont réalisés sur cette infrastructure. Les données transmises aux modèles restent ainsi au sein de l'environnement technique de l'URCA, sans transfert vers des fournisseurs commerciaux de services d'intelligence artificielle.

Une ouverture vers le réseau académique national ILaaS

Oratio permet également d'accéder à des modèles hébergés par d'autres établissements français de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, au travers du réseau national ILaaS (Inference LLM as a Service).

Ce réseau repose sur une infrastructure fédérée qui distribue les requêtes entre les différents établissements participants.

Les traitements réalisés dans ce cadre peuvent donc être effectués sur les infrastructures d'autres établissements partenaires, et non exclusivement sur les serveurs ROMEO.

Le projet ILaaS repose sur des exigences communes en matière de confiance, de sécurité et de protection des données, auxquelles les établissements participants doivent se conformer.

En pratique :

• Les modèles hébergés directement sur ROMEO sont exécutés sur l'infrastructure de l'URCA.
• Les modèles dont l'identifiant est préfixé par ilaas/ sont exécutés via le réseau fédéré ILaaS et peuvent être traités sur l'infrastructure d'un établissement partenaire.
• Les modèles ILaaS restent dans le périmètre des infrastructures académiques françaises participantes.

2. Zero Data Retention (ZDR)

Oratio applique le principe de Zero Data Retention (ZDR), ou absence de conservation des contenus, pour les traitements effectués par son API et ses services d'inférence.

Concrètement, les requêtes et les réponses sont traitées pour produire le résultat demandé, mais leur contenu n'est pas conservé une fois le traitement terminé.

Cela concerne notamment :

• Les instructions et questions transmises aux modèles (prompts).
• Les conversations et leur historique transmis dans le contexte d'une requête API.
• Les réponses générées par les modèles.
• Les documents et contenus transmis pour analyse.
• Les données textuelles ou multimodales associées aux requêtes.

Aucun de ces contenus n'est enregistré dans les journaux techniques de l'API Oratio ou de son service de gestion des requêtes.

Cette politique s'applique aux modèles hébergés directement sur ROMEO. Pour les modèles accessibles via ILaaS, elle s'inscrit dans les exigences de protection des données du dispositif fédéré et de ses établissements participants.

Quelles données techniques sont conservées ?

Afin d'assurer le bon fonctionnement du service, de suivre son utilisation et de gérer les quotas associés aux clés API, certaines métadonnées techniques sont conservées.

Il s'agit notamment de :

• La date et l'heure de la requête.
• Le volume de données traité, notamment le nombre de tokens.
• Le statut de la requête (succès, erreur, etc.).
• L'identifiant de la clé API utilisée.
• L'utilisateur auquel cette clé est associée.

Ces métadonnées ne contiennent ni le prompt, ni la réponse générée, ni les documents transmis.

Elles sont conservées pendant la durée nécessaire aux besoins d'exploitation, de suivi et d'administration du service, conformément au principe de limitation de la durée de conservation prévu par le RGPD et aux obligations applicables à l'URCA.

3. Utilisation des données

La politique d'Oratio repose sur une distinction stricte entre les contenus transmis aux modèles et les données techniques relatives à l'utilisation du service.

Aucun usage des contenus

Les contenus des requêtes et des réponses ne sont jamais utilisés à d'autres fins que la fourniture du service demandé.

Ils ne sont notamment :

• Pas utilisés pour entraîner ou affiner des modèles d'intelligence artificielle.
• Pas utilisés pour améliorer les modèles existants.
• Pas utilisés à des fins de recherche scientifique ou académique.
• Pas analysés à des fins statistiques ou commerciales.
• Pas exploités pour constituer des jeux de données.
• Pas transmis à des tiers à des fins de réutilisation.

Cette absence d'utilisation secondaire est rendue possible notamment par le fait que les services d'inférence ne conservent pas le contenu des échanges après leur traitement.

Utilisation limitée des données d'usage

Les seules données susceptibles d'être réutilisées à des fins d'analyse sont les données d'usage strictement nécessaires au suivi du service.

Elles peuvent notamment être utilisées pour :

• Produire des statistiques d'utilisation du service.
• Établir des rapports d'activité et de fréquentation.
• Suivre les volumes de requêtes et la consommation des ressources.
• Identifier les éventuels dysfonctionnements et suivre la qualité de service.
• Améliorer le fonctionnement, les performances et la disponibilité d'Oratio.

Ces traitements portent exclusivement sur les métadonnées techniques et les données d'usage, jamais sur le contenu des requêtes ou des réponses.

Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires, commerciales ou d'entraînement des modèles.

4. Cas particulier : Oratio Web

L'interface graphique Oratio Web repose sur le logiciel Open WebUI, hébergé sur l'infrastructure ROMEO.

Contrairement à l'API, l'interface Web nécessite de conserver certaines données pour proposer des fonctionnalités à l'utilisateur.

Historique des conversations

Les conversations sont stockées afin de permettre à chaque utilisateur de retrouver son historique, de reprendre un échange antérieur et de consulter les réponses précédemment générées.

Ces données sont conservées dans l'environnement de stockage d'Oratio et sont accessibles à leur propriétaire dans l'interface.

Elles ne sont pas utilisées à d'autres fins et ne font l'objet d'aucune exploitation secondaire.

La suppression d'une conversation entraîne la suppression de son contenu dans le stockage applicatif. Les données supprimées ne sont pas conservées dans des sauvegardes.

Fichiers joints

Les documents transmis dans Oratio Web sont stockés afin de permettre leur consultation et leur utilisation dans le cadre des fonctionnalités de l'interface.

Ils sont conservés dans l'environnement de stockage d'Oratio et ne sont utilisés à aucune autre fin.

La suppression d'un fichier depuis l'interface Open WebUI entraîne sa suppression définitive du stockage applicatif. Aucun système de sauvegarde ne conserve de copie de ces fichiers permettant leur restauration ultérieure.

Pas de sauvegarde des conversations

Les données conversationnelles stockées par Oratio Web ne font pas l'objet de sauvegardes.

La suppression des données depuis l'interface entraîne leur suppression du stockage applicatif, sans conservation d'une copie de restauration.

5. Cas particulier : recherche sur le Web

Oratio Web peut proposer des fonctionnalités de recherche d'informations sur Internet.

Lorsqu'un utilisateur active ou utilise une fonctionnalité de recherche Web, les termes nécessaires à la recherche sont transmis aux moteurs de recherche externes utilisés par cette fonctionnalité, tels que Google ou DuckDuckGo.

Cette transmission est inhérente au fonctionnement d'une recherche sur Internet et constitue une exception au principe selon lequel les traitements restent exclusivement sur l'infrastructure académique.

Il convient donc de ne pas transmettre d'informations confidentielles ou sensibles dans les termes d'une recherche Web externe.

Cette exception concerne les requêtes de recherche adressées aux moteurs externes, et non la conservation générale des conversations par Oratio.

6. Vos droits sur vos données personnelles

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), chaque utilisateur dispose de droits sur les données à caractère personnel le concernant.

Droit d'accès

Tout utilisateur peut demander à connaître les données personnelles le concernant qui sont traitées dans le cadre de l'utilisation d'Oratio.

Il peut notamment demander :

• La confirmation que des données personnelles le concernant sont traitées.
• Une copie des données personnelles détenues par le service.
• Des informations sur les finalités et les modalités de leur traitement.
• Des informations sur les durées de conservation applicables.

Droit à l'effacement

Tout utilisateur peut demander la suppression des données personnelles le concernant dans le cadre de l'utilisation d'Oratio.

Une demande portant sur l'effacement de l'ensemble des données personnelles associées au compte entraîne également la fermeture du compte Oratio correspondant.

La suppression des données personnelles est effectuée conformément aux droits des utilisateurs et aux obligations légales et réglementaires applicables à l'Université de Reims Champagne-Ardenne. Certaines données peuvent être soumises à des obligations spécifiques de conservation, notamment en matière de sécurité des systèmes d'information et de gestion des archives publiques.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits ou obtenir des informations sur les données personnelles vous concernant, vous pouvez ouvrir un ticket dans la rubrique de support ROMEO dédiée https://romeo-ticket.univ-reims.fr:

« Demande relative à vos données à caractère personnel »

Cette procédure permet de transmettre votre demande à l'équipe compétente afin qu'elle soit instruite conformément aux dispositions du RGPD.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la réglementation applicable.

7. Synthèse des engagements

Engagement	API Oratio	Oratio Web
Hébergement sur infrastructure académique	Oui	Oui
Conservation des prompts après traitement	Non	Historique conservé dans l'interface
Conservation des réponses après traitement	Non	Historique conservé dans l'interface
Conservation des métadonnées techniques	Oui	Selon le fonctionnement de l'interface
Utilisation des contenus pour la recherche	Non	Non
Utilisation pour entraîner les modèles	Non	Non
Utilisation des données d'usage à des fins statistiques	Oui	Selon les données disponibles
Exploitation commerciale des données	Non	Non
Sauvegarde des conversations	Non	Non
Accès aux données par l'utilisateur	Via son application cliente	Via son interface personnelle

Pour les modèles ILaaS, les traitements sont réalisés dans le cadre du réseau académique fédéré et de ses exigences communes de protection des données.

8. Notre engagement

Oratio est un service d'intelligence artificielle développé et opéré dans un environnement académique, avec une attention particulière portée à la souveraineté numérique, à la confidentialité des échanges et à la maîtrise des données.

Notre objectif est de proposer aux étudiants, enseignants, chercheurs et personnels de l'URCA un accès à des modèles d'intelligence artificielle sans dépendre des pratiques de collecte et d'exploitation des données des grandes plateformes commerciales.

Vos données servent à utiliser le service, pas à alimenter des modèles ou à constituer des bases de données.